Inloopavond of informatiebijeenkomst

Een fysieke of online bijeenkomst waar inwoners en/of andere stakeholders meepraten over (een deel van) de invulling van de RES of bijvoorbeeld de invulling van het warmteprogramma.

Doel: Inwoners informeren over aanstaande plannen, mogelijk uitvragen van hun mening daarover.
Doelgroep: Betrokken inwoners; omwonenden; geïnteresseerden
Aantal deelnemers: Afhankelijk van doel en medium (on- of offline)
Mate van interactie: Hoog
Trede participatieladder: Informeren

Een fysieke of online bijeenkomst waar inwoners en/of andere stakeholders meepraten over (een deel van) de invulling van de RES of het warmteprogramma. Dit kan gaan over het bepalen van zoekgebieden voor opwek, het concreet realiseren van windmolens of zonneparken maar bijvoorbeeld ook over de plannen voor de aanleg van een warmtenet.

Tips bij inzetten werkvorm

Ook hier geldt: leg vooraf goed uit wat de insteek is van de avond, wat er met de input gaat gebeuren, en – wanneer van toepassing – hoe de avond past in het bredere participatietraject.
Zorg voor een (onafhankelijke) gespreksleider. Deze zorgt ervoor dat het gesprek goed verloopt, kan makkelijker doorvragen en kan voorkomen dat bepaalde deelnemers de sessie ‘overnemen’. Dat geldt ook voor een digitale inloopavond.
Organiseer je een inloopavond online? Zorg dan naast een gespreksleider ook voor iemand die technische problemen kan oplossen, en iemand die de chat modereert.

VOORBEELD
De RES-regio Arnhem Nijmegen organiseerde verschillende online bijeenkomsten, waaronder een ‘stakeholderintermezzo’ waar zo’n 100 stakeholders aan deelnamen. Tijdens de avond werd ook gebruik gemaakt van polls, om de stemming te peilen en contact te houden met de groep. De hamvraag was of de deelnemers in grote lijnen mee konden gaan met het concept-bod. Meer over deze sessie is te lezen in dit interview op de website van het Nationaal Programma RES.

Stappenplan

1. Stel programma op (en stem af)

Het begint natuurlijk bij een inspirerend programma. Zoek een werkvorm die je doel en de inhoud versterkt. Wil je kennis ophalen? Wil je meningen horen? Of is de bijeenkomst alleen bedoeld om vragen te stellen?

Maak in alle gevallen duidelijk wat de invloed van de deelnemers precies is. Zorg voor duidelijke en begrijpelijke inhoud.

Eén van de belangrijkste uitgangspunten is dat deelnemers aan een avond ook echt hun ‘ei’ kwijt kunnen. Of dat nu een vraag is, of het delen van een kennis of een mening. Pas je werkvorm daarop aan. En geef ook niet tevéél informatie.

Vervolgens kies je of je voor online of offline wil gaan, of een combinatie van die twee. Afhankelijk van je keuze bepaal je de tools die je wil inzetten. Informatieborden in de ruimte, deskundige sprekers, een café achtige opstelling, een interactieve enquêtetool waarin je de deelnemers vraagt naar hun mening, of het plakken van post-its op een (online) whiteboard. Denk ook na welke (virtuele) ruimte je kiest, wat dat uitstraalt en hoe je zorgt voor interactie.

2. Zorg voor deskundige sprekers en experts

Ga op zoek naar inhoudelijk sterke sprekers of onafhankelijke experts om het verhaal te vertellen. Iemand die op een heldere en inspirerende manier duidelijk maakt waar deelnemers bij worden betrokken en wat hun invloed precies is. Check vooraf of deze personen niet een eigen agenda hebben of er wat betreft het onderwerp een heel uitgesproken mening op nahouden.

Het kan ook helpen om bijvoorbeeld een wethouder aan het woord te laten, zodat duidelijk wordt dat participatie ook op bestuurlijk niveau belangrijk wordt gevonden.

3. Uitnodigen & communiceren

Programma compleet? Dan is het tijd om deelnemers te werven. Begin hier op tijd mee. Gebruik hiervoor niet alleen de bekende eigen kanalen, maar denk ook eens aan het plaatsen van advertenties op sociale media of probeer het via contacten van je collega’s van een ander domein (Sociaal en Sport bijvoorbeeld) onder de aandacht te brengen. Als je een ruimer budget hebt, kun je denken aan flyers of het aanspreken van mensen bij de supermarkt. Of maak een filmpje of een vlog. Professionele stakeholders kun je persoonlijk uitnodigen.

4. De avond of bijeenkomst zelf

De dag zelf is natuurlijk sterk afhankelijk van de opzet die gekozen is. Zorg in elk geval voor een informeel moment om kennis te maken met de aanwezigen, ook online. Leg uit wat je met de avond beoogt en hoe het participatieproces eruitziet. Houd er rekening mee dat je de sessie niet te lang laat duren en dat je een pauze inlast.

Zorg ook dat er een duidelijk draaiboek ligt, zodat iedereen weet wanneer hij/zij wat moet doen en kan verwachten. Is het een online sessie? Zorg dan ook voor een technisch host en test van tevoren of alles naar behoren werkt.

Ga je uiteen in kleine groepjes? Zorg dan dat bij elk groepje een gespreksleider aanwezig is én iemand om inhoudelijke feedback te geven op vragen en aangedragen suggesties.

5. Verslaglegging en terugkoppeling

Zorg voor een goede verslaglegging van de avond of bijeenkomst. En denk na over een vorm die ook naderhand goed deelbaar is, bijvoorbeeld via de eigen nieuwsbrief en (sociale) mediakanalen. Probeer het visueel aantrekkelijk te maken. Denk bijvoorbeeld aan een kort filmpje van de avond, of maak een overzicht van de meest gehoorde argumenten op A3-formaat. Gebruik daarvoor niet alleen tekst, maar ook tekeningen of afbeeldingen.

Vergeet niet dat het communiceren over wat je hebt gedaan minstens zo belangrijk is als het gesprek zelf! Deelnemers hebben vaak afspraken of een avondje sporten moeten verplaatsen om deel te nemen en verwachten niet alleen een goede terugkoppeling maar willen ook op de hoogte blijven van het verdere verloop.